תפיסה ומניעה של קידום דואל אוטומטי מתוך הארגון אל האינטרנט

לאחרונה עסקתי בהקמה של מערכת סינון דואל מול האינטרנט, ותוך כדי לימוד התעבורה ושיפצור חוקי הסינון, למדתי משהו מעניין שמאוד עוזר למניעת זליגת מידע.
לא משהו קרדינלי, לא מתחרה בתוכנות הייעודיות לנושא – אבל משהו קטן וטוב.

תפיסה

אם יש לכם בארגון שרת דואל פנים-ארגוני של מיקרוסופט, Exchange, עם לקוח Outlook, ואני מהמר שמרבית הארגונים הבינוניים והגדולים בישראל עובדים בתצורה זו, אז הנה דרך שתגלה לכם מי מבצע קידום
(Forward) אוטומטי של דואל אל מחוץ לארגון.

בכל פעם שמתרחש אירוע שנובע מחוק שמבצע קידום (ולא חשוב על פי אילו תנאים), שרת ה-Exchange מוסיף לחלק ה-body של הדואל שורת טקסט עצמאית שכוללת את הטקסט הבא באנגלית או בעברית:

auto forwarded by a rule

מועבר אוטומטית לנמענים על פי כלל

רק אחד מהביטויים האלו מוכנס לדואל, כנראה על פי הגדרות השפה בשרת ה-Exchange.
עצם העובדה שהביטויים האלו מתווספים רק ברמת ה-Exchange מונעת מהמשתמשים לבטל את הוספתה.

אם רוצים להגדיר את הביטויים הנ"ל כביטוי שלם ואחיד (Exact Phrase) במסגרת Regular Expression הרי שהמשפטים צריכים להיראות כך:

\bauto forwarded by a rule\b

b\מועבר אוטומטית לנמענים על פי כלל‎\b

כך שאם אתם יכולים במערכת סינון הדואל להקים חוק שתופס כל דואל יוצא שמכיל לפחות את אחד מהביטויים האלו (חוק ANY או OR) – אתם יכולים לדעת מי הקים חוק קידום אוטומטי.
גם אם לא תמצאו זליגת מידע זדונית, אתם עדיין תתפלאו (או לא) למצוא מספר נאה של עובדים שהחליטו לפתוח תיבת ראי לתיבת הדואל הארגונית שלהם, והם מקדמים כל דואל נכנס אל התיבה האישית שלהם באינטרנט.

חשוב לדעת כי לשיטה זו יש גם חריג שמאפשר במידה מסוימת לעקוף אותה:

כאשר העובד לא מגדיר חוק Outlook רגיל, אלא מפעיל את רכיב Out of office, הוא גם יכול להפעיל ברכיב זה חוקים שונים, ביניהם חוק קידום:

להגדרת חוק ה-Forward יש גם שדה של Method (שיטה):

ולשדה זה שלוש אפשרויות:

1. Standard – מדמה ביצוע קידום ידני על ידי המשתמש, כך ששדה ה-From נשאר עם כתובת הדואל של המשתמש עצמו, והמידע של הדואל המקורי נשאר בתוך הדואל כטקסט רגיל + הודעת הקידום הנזכרת לעיל. בשיטה זו החוק שתקימו יעבוד באופן תקין.

2. Leave message intact – במצב זה Exchange מתנהג כמעין "נתב דואל" ולא מבצע שום שינוי בדואל עצמו ורק מנתב אותו ליעד הנבחר בחוק.
זו הבחירה העוקפת את חוק הזיהוי הנזכר לעיל, מאחר ואין היא מכילה את הודעת הקידום המעידה על קידום אוטומטי. ניתן לתפוס הודעה מסוג זה בתנאי ומערכת הדואל שלכם מאפשרת לכם ליצור חוק Anti spoofing, שיתפוס כל דואל שהוא בכיוון יוצא (Outbound) אך עם כתובת דואל של :From שאינה משתמשת בשם הדומיין שלכם.
כך למשל, אם המשתמש הוא למשל בארגון microsoft.com והוא מקבל כעת דואל מ-yahoo.com, הדואל ייצא מהארגון עם שדה :From של yahoo.com .

3. As an attachment – בשיטה זו המצב דומה לשיטה הראשונה לעיל, למעט זה שהדואל המקורי מוכנס להודעה חדשה כאובייקט מצורף וגם אין את תוספת הודעת הקידום המעידה על קידום הדואל. אין לי ניסיון בתפיסת שיטה זו, אולם אם מערכת הסינון שלכם יודעת לשייך את אובייקט הדואל המקורי ולסרוק אותו מתוך הנחה שהוא בתוך הודעת דואל יוצאת – אזי יש סיכוי שההודעה הכוללת תיתפס במסגרת חוק Anti Spoofing.

מניעה

בצד המניעה "מיקרוסופט" מאפשר לנו למנוע קידום אוטומטי של דואל אל האינטרנט, באופן גלובלי בלבד (יש אפשרות עקיפה מסוימת. ראו בהמשך).
השדה הנוגע למקרה שלנו, ולו נרצה לבצע Disable, הוא כנראה Allow automatic forward בלבד, כי עדיין נרצה לאפשר למשתמשים לבצע reply של טקסט, כמו במקרה של Out of office.

You cannot restrict certain automatic responses to the Internet based on administrative groups in Exchange 2000 Server or in Exchange Server 2003, Article ID: 840158

Automatic replies, automatic forwards and Out of Office to Internet recipients are disabled in Exchange 2000 Server and in Exchange Server 2003, Article ID: 266166

פירוט תיבת הדיאלוג המדוברת לגבי Exchange 2003, ולגבי 2007 (הסברים טובים יותר).

כיצד בכל אופן לאפשר למשתמשים מסוימים לבצע קידום אוטומטי, למרות שקיימת הגבלה ארגונית:

How to Override Blocked Auto-Forwarding for Select Users, Article ID: 317652